แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ Google: การกำหนดค่าและทดสอบชุด Google Apps

โดย David Politis

คุณได้ตัดสินใจที่จะไปใช้ Google ทุกครั้ง คุณได้รับพนักงานของคุณบนเรือและได้เริ่มเตรียมพร้อมสำหรับการย้ายแล้วต่อไปคืออะไร

ส่วนก่อนหน้าของซีรี่ส์นี้:
  • แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ Google: การเตรียมการ

กำหนดค่า Google Apps

ใบอนุญาตจัดซื้อ

หลังจากตัดสินใจที่จะ "ไปที่ Google" ถึงเวลาที่จะเริ่มดำเนินการย้าย ก่อนอื่นคุณต้องซื้อสิทธิ์การใช้งาน Google Apps สำหรับผู้ใช้ในโดเมนของคุณ แม้ว่าคุณจะสามารถซื้อสิทธิ์ใช้งานแบบต่อผู้ใช้ แต่เราขอแนะนำให้ซื้อสิทธิ์ใช้งานสำหรับพนักงานที่มีอยู่ทั้งหมดพร้อมกัน คุณมีความมุ่งมั่นที่จะใช้ Google ดังนั้นมุ่งมั่นทางการเงินและเริ่มต้นการโยกย้ายของคุณ นอกจากนี้คุณไม่สามารถตั้งค่าคุณสมบัติในโดเมนของคุณเช่น Google Groups โดยไม่ต้องซื้อใบอนุญาตสำหรับพนักงานทุกคนก่อน

ตามที่เราพูดถึงในส่วนที่ 1 ของชุดนี้คุณสามารถซื้อที่นั่งผ่านตัวแทนจำหน่ายหรือคุณสามารถซื้อที่นั่งโดยตรงผ่าน Google ความซับซ้อนของการย้ายข้อมูลจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการโยกย้ายและระดับความสะดวกสบายที่พนักงานของคุณมีกับผู้บริโภคที่ต้องเผชิญกับผลิตภัณฑ์ของ Google เช่น Gmail จะเป็นตัวกำหนดการตัดสินใจของคุณที่นี่

ผ่านตัวช่วยสร้างการตั้งค่า Google Apps

หลังจากที่คุณซื้อใบอนุญาตผู้ใช้แล้วให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณและไปที่แท็บการ ตั้งค่า ในแผงควบคุมของ Google Apps (ในการเข้าถึงแผงควบคุมจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณให้คลิกไอคอนรูปเฟืองแล้วเลือก จัดการโดเมนนี้ ) เมื่อมาถึงที่นี่คุณจะได้พบกับวิซาร์ดการตั้งค่าเชิงลึกของ Google

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าดำเนินการแต่ละขั้นตอนอย่างรอบคอบโดยเลือกการตั้งค่าที่เหมาะสมในแต่ละส่วน อย่างไรก็ตามคุณไม่ควรตั้งค่า จดหมาย ในส่วน "ตั้งค่าแอปของคุณ" เนื่องจากจะทำให้อีเมลขาเข้าทั้งหมดถูกส่งไปยัง Google Apps ไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์อีเมลปัจจุบันของคุณ คุณสามารถกลับไปที่วิซาร์ดการตั้งค่าเมื่อเสร็จสิ้นการโยกย้ายและตั้งค่าอีเมลสำหรับตัวคุณเองและผู้ใช้ของคุณ

ทดสอบ Google Apps

เข้าสู่ระบบและทำความคุ้นเคยกับ Google Apps

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถรับจดหมายในบัญชี Google Apps ของคุณ (จะไม่เกิดขึ้นจนกว่าคุณจะเปลี่ยนเส้นทางระเบียน MX) แต่คุณควรใช้เวลาสำรวจชุด Google Apps สองสามชั่วโมงอย่างเต็มที่รวมถึงเครื่องมือการดูแลในแผงควบคุมและ ผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สามใน Google Apps Marketplace ต้องแน่ใจว่า:

  • เขียนอีเมล
  • สร้าง Doc, Sheet และ Slide
  • ตั้งค่าโปรไฟล์ Google+ ของคุณและดำเนินการกับ Google Hangout
  • สำรวจการตั้งค่าอีเมลเช่นป้ายกำกับตัวกรองและโฟลเดอร์
  • ทำความคุ้นเคยกับ Google Talk

ตั้งค่าเครื่องมือการย้ายข้อมูลของ Google Apps

ตอนนี้คุณได้ทำความคุ้นเคยกับ Google Apps ในระดับพื้นฐานที่สุดแล้วได้เวลาโยกย้ายข้อมูลจากระบบเดิมของคุณไปยัง Google Apps โดยทั่วไปเมื่อคุณได้ยินคนพูดคุยเกี่ยวกับการโยกย้ายข้อมูลไปยัง Google Apps นั่นหมายถึงเมลปฏิทินและที่อยู่ติดต่อนั่นคือสิ่งที่เรากำลังพูดถึง เราขอแนะนำให้โยกย้ายข้อมูลของคุณและข้อมูลของบุคคลอื่นอย่างน้อยหนึ่งคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงาน "ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค" เพื่อรับมุมมองที่แตกต่างกันในสภาพแวดล้อมใหม่

ก่อนที่จะทำการโยกย้ายข้อมูลใด ๆ คุณควรทราบว่าจะและจะไม่ถ่ายโอนระหว่างกระบวนการและวิธีการโอนย้ายข้อมูลเมื่อมีการฟอร์แมตใหม่

ข้อมูลที่ย้ายมาจะแตกต่างกันไปตามระบบที่คุณโอนย้าย หากคุณย้ายข้อมูลจาก Microsoft Exchange (การย้ายข้อมูลที่พบบ่อยที่สุด) ให้ตรวจสอบคู่มือการดูแลระบบ GAMME (การย้ายข้อมูล Google Apps สำหรับ Microsoft Exchange) (PDF) หน้า 12-15 ด้านล่างนี้เป็นคุณลักษณะการแลกเปลี่ยนที่ใช้บ่อยที่สุดซึ่งจะไม่ถูกถ่ายโอนระหว่างการโอนย้าย:
  • โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน - คุณสามารถแทนที่ฟังก์ชั่นนี้ผ่าน Google Groups ซึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นรายการแจกจ่ายฟอรัมและอื่น ๆ
  • ไฟล์. exe - (ที่แนบมากับอีเมล)
  • ระดับความสำคัญ - Google อนุญาตให้คุณทำเครื่องหมายข้อความว่า "สำคัญ" หรือ "ไม่สำคัญ" และคุณสามารถสร้าง "กล่องจดหมายสำคัญ" เพื่อวาง "สำคัญ" อีเมลไว้เหนืออีเมลทั่วไป
  • ลายเซ็น - ผู้ใช้สามารถสร้างลายเซ็นอีเมลในการตั้งค่า Gmail ของพวกเขาหรือผู้ดูแลระบบสามารถติดตั้งเครื่องมือของบุคคลที่สามเพื่อสร้างลายเซ็นมาตรฐานทั่วทั้งองค์กร
  • รายชื่อติดต่อที่แชร์จากภายนอก - หากต้องการรับความสามารถนี้คุณจะต้องติดตั้งโซลูชันของบุคคลที่สามผ่านทาง Google Apps Marketplace
  • Tasks - แทนที่ฟังก์ชั่นนี้ด้วยคุณสมบัติ Tasks ดั้งเดิมของ Google ซึ่งจะปรากฏโดยตรงในกล่องจดหมายหรือติดตั้งโซลูชันการจัดการงานบุคคลที่สาม
หากคุณมาจาก Lotus Notes โปรดไปที่คู่มือ GAMLN (PDF) หน้า 9 -10 เป็นหลักเพื่อพิจารณาว่ามีการย้ายรายการต่างๆอย่างไร ด้านล่างแสดงการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่คุณควรระวังในระหว่างการย้ายข้อมูล:
  • โฟลเดอร์เมลจะปรากฏเป็นป้ายกำกับใน Gmail - การสร้างป้ายกำกับอาจล้มเหลวสำหรับโฟลเดอร์หากผู้ใช้เปลี่ยนประเภทโฟลเดอร์เป็นแชร์หรือส่วนตัวเมื่อใช้ครั้งแรก
  • ธงติดตามผลปรากฏเป็นดาวใน Gmail
  • เครื่องหมายที่ยังไม่ได้อ่านจะไม่ถูกย้ายไป
  • การย้ายข้อมูลปฏิทิน:
    • ไม่รองรับผู้ร่วมประชุมที่ได้รับมอบหมาย
    • ไม่รองรับกฎวันหยุดสุดสัปดาห์ของ Lotus Notes

ย้ายข้อมูลไปยัง Google Apps เพื่อทำการทดสอบ

เมื่อคุณจดบันทึกการย้ายข้อมูลความแปรปรวนของคุณลักษณะแล้วก็ถึงเวลาที่จะย้ายข้อมูลจริง ตามที่กล่าวไว้ระบบที่คุณมาจากสร้างความแตกต่างใหญ่ที่นี่ สำหรับการแลกเปลี่ยนให้ใช้เครื่องมือ GAMME (หรือ Google Apps Sync สำหรับ Microsoft Outlook (GASMO) หากมีข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้) สำหรับ Lotus Notes ให้ใช้คำแนะนำ GAMLN (PDF) และหากคุณใช้ระบบคลาวด์สู่คลาวด์ การโยกย้ายคุณสามารถใช้ผลิตภัณฑ์นอกกรอบอย่าง ShuttleCloud

โปรดทราบว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการย้ายข้อมูล (ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพของการเชื่อมต่อที่คุณมีที่โฮสต์เซิร์ฟเวอร์ของคุณ) เนื่องจากคุณสามารถคาดหวังว่าเวลาการโอนย้ายที่คล้ายกันสำหรับบัญชีอื่น ๆ ในองค์กรของคุณ

ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงหลังการโยกย้าย

เมื่อข้อมูลของคุณถูกโยกย้ายจากระบบในสถานที่ไปยัง Google Apps ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อทดสอบระบบ (หลังจากทั้งหมดคุณมีโอกาสเดียวที่จะดูความแตกต่างระหว่างระบบที่มีตาสด):

  • ค้นหาข้อความที่ระบุโดยใช้การค้นหาใน Gmail เนื่องจากคุณไม่มีฟีเจอร์เช่นการเรียงลำดับและตัวกรองอีกต่อไป
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินของคุณโยกย้ายอย่างถูกต้อง
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อมีประชากร
  • ให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีทำงานที่พบบ่อยที่สุดในระบบใหม่

เมื่อมีการย้ายข้อมูลจริงตั้งค่าบัญชีของคุณและสำรวจสิ่งที่ Google Apps นำเสนอคุณก็พร้อมแล้วสำหรับการโยกย้ายระยะต่อไป - การฝึกอบรมพนักงานและการจัดการการเปลี่ยนแปลง เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไปซึ่งพนักงานที่สับสนและลังเลมีแนวโน้มที่จะมีคำถามหลายสิบคำถามให้แน่ใจว่าคุณสามารถให้คำตอบเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ใช้งานหนักที่สุดของพนักงานและวิธีการที่คุณสมบัติเหล่านั้นแปลเป็น Google Apps

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงและการฝึกอบรมพนักงานให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบส่วนที่ 3 ของชุดนี้

David Politis เป็นผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ BetterCloud ผู้ผลิต FlashPanel เครื่องมือการจัดการและรักษาความปลอดภัยคลาวด์อันดับหนึ่งสำหรับ Google Apps และไซต์ทรัพยากรของ Google Apps AsktheGooru.com ติดตามเขา @DavePolitis

อ่านเพิ่มเติม:

  • แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ Google: การเตรียมการ
  • การโยกย้ายอีเมลของ Google Apps ของ บริษัท หนึ่ง: ส่วนที่ 1
  • การโยกย้ายอีเมลของ Google Apps ของ บริษัท หนึ่ง: ส่วนที่ 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com