DIY: ทำงานร่วมกันได้ฟรีด้วย Google Documents Discussions

ฉันทำงานร่วมกันกับเอกสารทุกวันดังนั้นฉันจึงรู้สึกตื่นเต้นที่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับการสนทนาของ Google เอกสารซึ่งเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่สามารถสร้างผลกระทบอย่างมาก Google กำลังพยายามทำให้ Google Apps เป็นโซลูชันชุดสำนักงานธุรกิจชั้นนำและการเพิ่มการสนทนากับเอกสารทำให้เป็นชุดสำนักงานที่ใช้งานบนเว็บได้อย่างไม่น่าเชื่อ และเนื่องจาก Google เอกสารไม่มีค่าใช้จ่ายจึงมีเหตุผลที่สมบูรณ์แบบสำหรับ DIYers

สิ่งที่คุณต้องร่วมมือกับ Google เอกสาร

  • บัญชี Gmail
  • ผู้ทำงานร่วมกันกับบัญชี Gmail
  • เอกสาร Google เอกสาร

การสนทนาของ Google เอกสารทำงานอย่างไร

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Google เอกสารเพิ่มเลเยอร์ใหม่เหนือเอกสารของคุณซึ่งทำหน้าที่เป็นพื้นที่สำหรับพูดคุยเกี่ยวกับเอกสาร เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับเชิญจากเจ้าของเอกสารเท่านั้นที่สามารถมีส่วนร่วมในการอภิปรายเว้นแต่ว่าการสนทนานั้นจะเปิดเผยต่อสาธารณะ

ระหว่างการทำงานร่วมกันคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:

  • หารือเกี่ยวกับเอกสารกับผู้ทำงานร่วมกันที่ได้รับเชิญ
  • ซ่อนหรือย้ายหน้าต่างการสนทนาและแก้ไขเอกสาร
  • แก้ไขลบและแก้ไขความคิดเห็นที่ทำโดยผู้ทำงานร่วมกัน
  • แชทกับผู้ทำงานร่วมกันคนอื่น ๆ

ไม่ชัดเจนในทันทีว่าจะใช้คุณลักษณะการสนทนาของ Google เอกสารเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างไร อย่างไรก็ตามเมื่อคุณได้รับการแขวนคุณลักษณะนี้เป็นเครื่องมือที่เหลือเชื่อสำหรับการทำงานร่วมกัน นี่คือคำแนะนำและเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีใช้คุณลักษณะ Google Discussions ภายใน Google เอกสาร

วิธีใช้การสนทนาของ Google เอกสาร

เข้าสู่บัญชี Gmail ของคุณแล้วเปิดเอกสารที่จะใช้สำหรับการทำงานร่วมกัน หากต้องการเชิญผู้ทำงานร่วมกันให้เข้าร่วมการสนทนาให้คลิกปุ่มแบ่งปันเพื่อเปิดหน้าต่างเชิญ เมื่อหน้าต่างเชิญเปิดขึ้นคุณสามารถเชิญผู้ทำงานร่วมกันที่จำเป็นทั้งหมดได้ ( รูปที่ A ) รูปที่

หลังจากที่คุณส่งอีเมลผู้ทำงานร่วมกันที่ได้รับเชิญทุกคนจะต้องดูอีเมลคำเชิญและคลิกลิงก์ที่เกี่ยวข้อง เมื่อผู้ได้รับเชิญเปิดลิงก์เขาหรือเธอจะสามารถเข้าถึงเอกสารและการสนทนา ตามค่าเริ่มต้นผู้ทำงานร่วมกันแต่ละคนจะมีสิทธิ์ในการอ่านเอกสารเต็มรูปแบบ (อ่านและเขียน) หากคุณต้องการเปลี่ยนการอนุญาตของผู้ทำงานร่วมกันคุณคลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่ใช้ร่วมกันแล้วเลือกการตั้งค่าที่ใช้ร่วมกัน จากหน้าต่างนั้นคุณสามารถแก้ไขสถานะของผู้เข้าร่วมเพื่อสะท้อนสิทธิ์ ( รูปที่ B ) คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการอนุญาตได้ตลอดเวลา จากหน้าต่างนี้คุณสามารถเชิญผู้เข้าร่วมใหม่เข้าสู่กระบวนการทำงานร่วมกัน รูปที่ B

คุณยังสามารถเปลี่ยนความเป็นส่วนตัวของการสนทนาเป็นสาธารณะบนเว็บใครก็ได้ที่มีลิงก์หรือส่วนตัวโดยคลิกที่ลิงก์เปลี่ยนในส่วนความเป็นส่วนตัว

เปิดหน้าต่างการสนทนา ขั้นตอนต่อไปคือการเปิดหน้าต่างการสนทนาโดยคลิกที่ปุ่มการสนทนา หน้าต่างการสนทนาอาจครอบคลุมเอกสารทั้งหมดของคุณ หากคุณคลิกใกล้ด้านบนของหน้าต่างการสนทนาคุณสามารถย้ายหน้าต่างไปรอบ ๆ เพื่อให้คุณสามารถดูการอภิปรายและทำงานกับเอกสาร ( รูปที่ C ) คุณไม่สามารถปรับขนาดหน้าต่างการสนทนาดังนั้นคุณจะต้องวางไว้อย่างมีกลยุทธ์เพื่อเพิ่มอสังหาริมทรัพย์ของหน้าจอให้สูงสุด ด้วยหน้าต่างการสนทนาที่ครอบคลุมเอกสารของคุณคุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณเลื่อนภายในเอกสารของคุณหน้าต่างจะโปร่งใส เมื่อคุณหยุดเลื่อนหน้าต่างการสนทนาจะปรากฏขึ้นอีกครั้ง รูปที่ C

คลิกที่ภาพเพื่อขยาย

หากคุณต้องการแก้ไขเอกสารโดยเปิดหน้าต่างการสนทนาคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าต่างไม่ครอบคลุมเอกสาร หากหน้าต่างการสนทนาเป็นไปในลักษณะนี้ (ในกรณีที่เมื่อดูเอกสารข้อความจะมีช่องสีน้ำเงินโปร่งแสงซ้อนทับข้อความ) กล่องสนทนาจะปรากฏขึ้นอีกครั้งเมื่อคุณคลิกที่ข้อความ

นี่เป็นวิธีเดียวที่จะทำให้หน้าต่างการสนทนาเปิดอยู่และทำงานในเอกสารของคุณในเวลาเดียวกัน - เพียงแค่ย้ายการอภิปรายออกไปให้พ้นจากข้อความ

หารือเกี่ยวกับเอกสาร

เปิดหน้าต่างการสนทนาป้อนความคิดเห็นของคุณแล้วกดปุ่มโพสต์ ผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมดจะเห็นโพสต์ของคุณทันที ผ่านกระบวนการสนทนาโพสต์ทั้งหมดจะถูกบันทึกและอ่านได้ (การสนทนาไม่ปรากฏในบานหน้าต่างการแชท)

ตามค่าเริ่มต้นโพสต์การสนทนาของ Google เอกสารทั้งหมดจะถูกส่งอีเมลไปยังผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมด หากคุณต้องการเปลี่ยนกระบวนการนี้คุณสามารถคลิกเมนูแบบเลื่อนลงการสนทนาจากนั้นเลือกการตั้งค่าการแจ้งเตือนการสนทนา ในหน้าต่างใหม่คุณสามารถตั้งค่าวิธีที่คุณต้องการให้ส่งการแจ้งเตือนได้หาก ( รูปที่ D ) Google ไม่แนะนำให้ปิดการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วม แต่คุณอาจมีผู้เข้าร่วมที่ไม่ต้องการรับการแจ้งเตือนทางอีเมลเหล่านี้ รูป D

การแก้ไขการสนทนา ความสามารถในการแก้ไขการสนทนาเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของเครื่องมือ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังสนทนาเกี่ยวกับแง่มุมหนึ่งของเอกสารและในบางประเด็นมุมมองนั้นจะได้รับการแก้ไขภายในการอภิปราย คุณสามารถแสดงว่าโดยเลือกแก้ไขจากเมนูแบบเลื่อนลงการสนทนา ภาพซ้อนทับจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณสามารถยกเลิกหรือทำเครื่องหมายหัวข้อสนทนาตามที่ได้รับการแก้ไข เมื่อการสนทนาถูกทำเครื่องหมายว่าแก้ไขแล้วจะไม่มีใครสามารถโพสต์คำตอบไปที่กระทู้นั้น ผู้ทำงานร่วมกันที่เกี่ยวข้องในการสนทนาสามารถทำเครื่องหมายชุดข้อความตามที่ได้รับการแก้ไข แก้ไขหรือลบการสนทนา

หากต้องการแก้ไขการสนทนาภายในเธรดให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่เกี่ยวข้องกับเธรดและเลือกแก้ไข เมื่อคุณทำข้อความในการสนทนาจะเปิดขึ้นเพื่อแก้ไข

หากต้องการลบการสนทนาภายในชุดข้อความให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่เกี่ยวข้องกับชุดข้อความแล้วเลือกลบ โชคดีที่ Google ได้จัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้สร้างเธรดการสนทนาเท่านั้นที่สามารถลบเธรดได้

พูดคุยเกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน

หากคุณต้องการแสดงความคิดเห็น แต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในเนื้อหาของการสนทนาการทำงานร่วมกันคุณสามารถใช้บานหน้าต่างการแชท ในรายการของผู้เข้าร่วมคุณสามารถเปิดบานหน้าต่างการแชท (ซึ่งอยู่ทางด้านขวาของหน้าต่างเอกสาร) และเริ่มการสนทนาเกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน การแชทเหล่านี้จะไม่ถูกบันทึกไว้ในการอภิปรายเอกสาร

เผยแพร่ทางเว็บ

หากคุณคลิกเมนูแบบเลื่อนลงแบ่งปันคุณสามารถเลือกเผยแพร่เอกสารไปยังเว็บ ก่อนที่จะเผยแพร่เอกสารของคุณไปยังเว็บคุณจะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่าคุณต้องการให้ทุกคนสามารถดูเอกสารได้หรือไม่

สิ้นสุดเซสชันการทำงานร่วมกัน เมื่อผู้ทำงานร่วมกันปิดเอกสารพวกเขาจะไม่ปรากฏในรายการดรอปดาวน์ด้านบนบานหน้าต่างการแชท ตราบใดที่ผู้ทำงานร่วมกันบันทึกลิงก์คำเชิญพวกเขาสามารถเข้าร่วมการสนทนาได้ตลอดเวลา

แม้ว่าผู้ทำงานร่วมกันและเจ้าของเอกสารทั้งหมดได้ออกจากการสนทนาและปิดเอกสารการอภิปรายการทำงานร่วมกันยังคงเป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร เมื่อผู้ทำงานร่วมกันเปิดเอกสารพวกเขาสามารถดูการสนทนา

สรุป

คุณลักษณะการทำงานร่วมกันใหม่เหล่านี้ทำให้ Google เอกสารเป็นคู่แข่งที่สำคัญกับ Microsoft Office และ LibreOffice โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทุกคนที่ต้องการชุดสำนักงานและเครื่องมือการทำงานร่วมกันในระหว่างการเดินทาง และเนื่องจากคุณลักษณะการสนทนาของ Google เอกสารไม่ได้มีค่าใช้จ่าย แต่อย่างใดจึงเหมาะสำหรับร้านค้า DIY

Google เอกสารใกล้เคียงกับการทดแทนที่สมบูรณ์แบบสำหรับค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่าโซลูชั่นมือถือน้อยลงหรือไม่? บอกเราว่าคุณคิดอย่างไรในการอภิปราย

© Copyright 2020 | mobilegn.com