Google Apps ทำงานอย่างไรเมื่อมีคนใช้งานจริง

ประมาณหกเดือนที่แล้วประมาณหนึ่งโหลคนในบัฟฟาโลนิวยอร์กรวมถึงตัวผมเองต้องการที่จะรวบรวมสิ่งต่าง ๆ ที่จะทำให้ผู้คนพูดถึงแนวคิดที่ยอดเยี่ยม สิ่งนั้นคือ TEDxBuffalo ซึ่งได้รับใบอนุญาตจัดระเบียบอย่างเป็นอิสระและการประชุม TED ระดับโลกที่ผลิตวิดีโอ "TED Talks" ที่รุนแรงซึ่งแม้แต่ลุงของคุณในโอมาฮาก็คิดว่าดี เมื่อเวลาผ่านไปโหลนั้นโตเป็นกลุ่มผู้ช่วยเหลือที่ใหญ่ขึ้นและเราต้องการบางสิ่งบางอย่างในการจัดการการสื่อสารเอกสารและข้อมูลมากมาย ฉันเป็นคนที่อยู่ด้านบนสุดและฉันเลือกการติดตั้ง Google Apps

ทำไมต้องเป็น Google Apps

ฉันเลือก Google Apps ด้วยเหตุผลบางประการ หนึ่งในนั้นมีความพยายามที่ล้มเหลวใน TEDxBuffalo ก่อนที่จะออกรอบและเราสามารถกู้การติดตั้ง Google Apps ทำให้เราสามารถใช้การติดตั้งฟรีที่อนุญาตมากขึ้นก่อนที่ Google จะ จำกัด จำนวนผู้ใช้ฟรีถึง 10 คน . ธุรกิจมีเหตุผลที่น่าสนใจในการอัปเกรด แต่เหตุการณ์ TEDx ของเราเป็นสิ่งที่ไม่แสวงหาผลกำไรและเป็นอาสาสมัครทั้งหมดดังนั้นเราจึงมีโอกาสได้มีเครื่องมือโดเมนของเราเองโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

กลุ่มส่วนใหญ่ของเรามีความชำนาญด้านเทคโนโลยีและมีทหารผ่านศึกและแฟน ๆ ของ Gmail, Google เอกสารและเครื่องมือฟรีอื่น ๆ จาก Mountain View และฉันก็ยังห่างไกลจากความเป็นกลางฉันเขียนคู่มือผู้เริ่มต้นใช้ Android ใน Google Docs จัดการส่วนใหญ่ในชีวิตของฉันผ่าน Gmail และ Google ปฏิทินและฉันใช้เครื่องมือของ Google ร่วมกับบรรณาธิการของ Lifehacker มาก่อน Google เป็นวิธีที่จะไปมันดูเหมือน

ค่าใช้จ่ายของเครื่องมือฟรีนั้นปรากฏชัดเจนทันที มันค่อนข้างง่ายในการตั้งค่าบัญชี " " จากท้ายสุดของฉันและแม้แต่สร้างรายการอีเมลกลุ่มย่อยสำหรับ "การตลาด" "โปรแกรม" และสิ่งที่คล้ายกันจากตัวควบคุมแผงควบคุมแอป แต่โปรดทราบว่า Google Apps โดยเฉพาะอย่างยิ่งความหลากหลายฟรีมีการตั้งค่าการบริการลูกค้าที่ยุ่งยากดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับฉันและผู้ใช้ Google ที่มีความรู้อีกสองสามคนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงอีเมล tedxbuffalo.com ได้จากพวกเขา คอมพิวเตอร์ที่บ้านที่ทำงานโทรศัพท์ของพวกเขาไม่ว่าจะเกิดขึ้นที่ไหนเมื่อพวกเขาเช็คอินกลุ่มอาสาสมัครของพวกเขา

ด้วยคนไม่กี่คนนั่นคือเซสชั่น 10 นาทีที่คุณสามารถทำได้หลังจากการประชุม ด้วย 30 คนที่มีความเชี่ยวชาญใน Google ที่แตกต่างกันอย่างมากนั่นเป็นการประชุมสองครั้งที่ใช้พลังงานมาก และเมื่อผู้คนได้รับข้อความจากรายการ "ตลาด tedxbuffalo" แต่กลับ "คุณไม่ได้รับอนุญาตให้โพสต์" ข้อความเมื่อพวกเขาตอบกลับนั่นเป็นส่วนผสมที่ผสมผสานระหว่างความแปลกแยกและความคับข้องใจที่ใครบางคนต้องแก้ไข

ในท้ายที่สุดคนส่วนใหญ่ที่ต้องการเชื่อมต่อจริง ๆ จะเข้าใจวิธีการรับอีเมลของพวกเขาและยอมรับว่าการเข้าร่วมองค์กรต้องมีระดับความยุ่งยากไม่ว่าจะใช้เครื่องมือใดก็ตาม แต่การปล่อยให้การลงชื่อเข้าใช้หลายบัญชีถูกค้นพบและกำหนดค่าโดยผู้ที่ทำงานกับคอมพิวเตอร์เพื่อการใช้ชีวิตน่าจะเป็นวิธีที่ฉลาด สำหรับคนอื่น ๆ ; เปิดเบราว์เซอร์แยกต่างหากหรือหน้าต่างส่วนตัว / ไม่ระบุตัวตน

เอกสาร

เอกสารเกี่ยวกับงานที่เกิดขึ้นจริงทำอย่างไร สำหรับฉันนักเขียนอิสระที่เคลื่อนไหวระหว่างระบบและที่ตั้งค่อนข้างน้อย Docs นั้นยอดเยี่ยมมาก สำหรับกลุ่ม 30 คนขึ้นไปที่ทำงานร่วมกันในงานที่กำหนดไว้ในวงกว้างมันเป็นพรที่หลากหลายมากกว่าแน่นอน จะเฉพาะเจาะจง:

ดี

  • ไม่ต้องจัดการกับปัญหา. doc / docx ระหว่าง Microsoft Office รุ่นต่างๆ
  • วิธีการที่ง่ายในการแบ่งปันเอกสารระหว่างสมาชิกหากบัญชีของพวกเขาสามารถเข้าถึงได้
  • แบบฟอร์มง่าย ๆ ที่แนบมากับสเปรดชีตทำให้ง่ายต่อการรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มหรือจากเว็บขนาดใหญ่
  • เอกสารข้อความและสเปรดชีตมีความแข็งแกร่งมาก (และถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ) ในขณะที่การนำเสนอภาพนิ่งสไตล์ PowerPoint โดยทั่วไปจะดูค่อนข้างดี (และไม่สนับสนุนการพึ่งพาสไลด์มากเกินไป)
  • พื้นที่มากมาย - ไม่มีที่สิ้นสุดจริงๆ - สำหรับราคาที่ต่ำมากและไม่มีใครจำเป็นต้องใช้เวลาช่วงบ่ายวันหยุดสุดสัปดาห์ในการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์หรืออะไรทำนองนั้น

เลว

  • รายการเอกสารและ "การควบคุมเวอร์ชัน" รายการล่าสุดของเอกสารขนาดใหญ่นั้นใช้งานได้ดีถ้าคุณเป็นร้านค้าแบบคนเดียว เมื่อคุณมีกลุ่มที่มีขนาดใหญ่มันจะง่ายมากที่จะสูญเสียการติดตามว่าใครสามารถเข้าถึงอะไรรูปแบบการตั้งชื่อแบบไหนที่คุณใช้เพื่อกำหนดบางสิ่งในฐานะ "ทางการ" หรือ "เสร็จแล้ว" และทำไมทิมไม่เห็น เอกสารที่ Mary แชร์ไว้กับทุกคน คุณสามารถสร้าง "คอลเลกชัน" เหมือนโฟลเดอร์และแชร์ แต่เราพบปัญหาเดียวกัน - ใครจะเห็นพวกเขาและพวกเขาหมายถึงอะไร คุณต้องมีแผนและรูปแบบการตั้งชื่อที่แน่นหนาเพื่อใช้งาน Google เอกสารอย่างมืออาชีพ (เหมือนกับพื้นที่เอกสารที่ใช้ร่วมกันจริง ๆ ) แต่มันง่ายเกินไปที่จะคิดว่าจะจัดเรียงตัวเองออกเมื่ออยู่ในคลาวด์
  • รูปแบบเรียบง่ายพร้อมโครงร่างเรียบง่ายดูดีและดี แต่เช่นเดียวกับ Office มีชุดรูปแบบและภาพตัดปะที่ดึงดูดผู้คนให้ทำเครื่องมือเก็บรวบรวมข้อมูลที่ดีเป็นอย่างดีดูเหมือนการสอบเข้าสำหรับโรงเรียนอนุบาลประสาทหลอนบางประเภท
  • ฉันพูดถึงลักษณะที่ยุ่งยากของหลายบัญชีแล้วหรือยัง? มากกว่าหนึ่งครั้งฉันหรือสมาชิกในทีมจะสร้างเอกสาร TEDxBuffalo ในบัญชี Google Docs ส่วนบุคคล / ที่ผูกกับ Gmail ถ้าเช่นนั้นจะเป็นอย่างไร แชร์ไปยังบัญชี TEDxBuffalo ของตนแล้วแชร์อีกครั้งกลับไปยังกลุ่มที่กว้างขึ้นใช่ไหม ดาวน์โหลดและอัปโหลดใหม่หรือไม่ มันไม่ใช่ตัวแบ่งที่เกิดขึ้นตลอดเวลา แต่มันเกิดขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้ง

บรรทัดล่าง

ฉันไม่สามารถนึกถึงระบบที่สามารถแทนที่ Google เอกสารและ Google Apps สำหรับทีมของเราซึ่งทำงานในสถานที่ต่าง ๆ มากมายในเวลาต่าง ๆ และด้วยเทคโนโลยีที่แตกต่างกันทุกชนิด การจัดการผู้ติดต่อความกว้างคอลัมน์สเปรดชีตเริ่มต้นการเลือกแบบอักษรในงานนำเสนอเป็นเรื่องง่ายเมื่อความปวดหัวที่สำคัญของการจัดเก็บไฟล์การสำรองข้อมูลการเข้าถึงและอีกครั้งต้นทุนกลายเป็นไอ

หากเราไม่ได้ทำงานตามกำหนดเวลาห้าเดือนที่ค่อนข้างเข้มงวดในการจัดประชุมเราอาจนำคนที่มีประสบการณ์ในการตั้งค่าอินสแตนซ์ของ Google Apps ของเราให้แนวทางและให้เราคาดหวังว่าจะปวดหัวแบบไหน . และเราอาจใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติที่ดีกว่าที่เราไม่เคยให้โอกาสเช่นอินทราเน็ต "ตามไซต์" หรือปฏิทินที่ใช้ร่วมกันซึ่งดูเหมือนจะไม่ส่งออกตัวเองอย่างถูกวิธี เราจะทำอย่างนั้นในปี 2012 - แม้ว่าคนที่มีประสบการณ์จะจบลงด้วยการเป็นหนึ่งในเรา

ไม่ว่าในกรณีใดเราขายสปอนเซอร์ของเราด้วยชุดอุปกรณ์ที่ทำในเอกสารเชิญผู้เข้าร่วมและคำติชม (โดยใช้อินสแตนซ์ของ MailChimp แบบบูรณาการแอพพลิเคชั่น) วางแผนวันต่อวันในสเปรดชีตขนาดใหญ่ . และเราจัดส่งผลิตภัณฑ์ของเราดังนั้นเพื่อพูดและเราอาจใช้ Google Apps เพื่อทำมันอีกครั้ง

© Copyright 2020 | mobilegn.com