การใช้งาน Google Apps ระดับองค์กรที่ใหญ่ที่สุดที่ฉันเคยเห็น - ตอนที่ 1

หมายเหตุจากบรรณาธิการ: นี่เป็นครั้งที่สองในซีรี่ส์ mini-case study เกี่ยวกับการติดตั้ง Google Apps ส่วนที่ 2 ของซีรีส์นี้ตีพิมพ์เมื่อกุมภาพันธ์ 2555

โอกาสที่คุณได้ยินของ Genentech บริษัท ในเครือโรชได้ดำเนินธุรกิจมาหลายชั่วอายุคนปัจจุบันมีพนักงานมากกว่า 11, 000 คน ในบริเวณเบย์เป็นที่รู้จักกันดีว่าวางเซาท์ซานฟรานซิสโกไว้บนแผนที่เมืองที่เป็นที่รู้จักในฐานะศูนย์กลางของอุตสาหกรรมเทคโนโลยีชีวภาพ

ในช่วงแรก ๆ ของ Google Apps Genentech เป็นผู้เช่าหลักสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ และพวกเขามาต่างประเทศด้วยเหตุผลที่น่าเบื่อ - ระบบปฏิทินที่ไม่สมบูรณ์

สิ่งที่เกิดขึ้นต่อไปมีการขยายใหญ่สำหรับทั้ง Genentech และ Google

บูรณาการ

“ ในปี 2550 เรารู้ว่าเราจำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานที่ล้มเหลวของเราและเริ่มมองหาทางเลือกต่างๆ” อดัมกราฟฟ์หัวหน้าฝ่ายทำงานร่วมกันของเจเนนเทค / โรชกล่าวว่า

“ เราออกมาจากช่วงเวลาที่มีการเติบโตสูงมากและรู้ว่าเราต้องการที่จะพยายามหลีกเลี่ยงการใช้โครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่ที่ซับซ้อนซึ่งเราจะต้องดิ้นรนในการปรับขนาดเมื่อ บริษัท ของเราเติบโตขึ้น” Graff กล่าว

ในปี 2550 Google ขาดผลิตภัณฑ์ระดับองค์กรที่องค์กรขนาดใหญ่ใช้ แต่ Genentech ติดต่อกับพวกเขาด้วยแนวคิดการใช้ Google Calendar และ Mail Google ยอมรับแนวคิดนี้ทันทีและนั่นเป็นการเริ่มต้นการเดินทางของ Genentech สู่คลาวด์ วันนี้ บริษัท ยังใช้ Google Search Appliance ทั้งภายในและภายนอก

กลางปี ​​2008 Genentech ได้รวม Google ปฏิทินและเอกสารเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์ ภายในสิ้นปี 2010 พวกเขาเสร็จสิ้นการย้ายข้อมูลอีเมลครั้งสุดท้าย แม้ว่าโครงการทั้งหมดใช้เวลานานกว่าสามปี Genentech มีเหตุผลเอกพจน์ในการทำให้มันถึงเส้นชัย: การรวมทั้งหมด

“ การมุ่งเน้นของ Google ที่มีต่อนวัตกรรมการผสานรวมอย่างแน่นหนาระหว่างแอพพลิเคชั่นความสามารถในการปรับขนาดอย่างรวดเร็วประสบการณ์กับคลาวด์และโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ระดับโลกที่แข็งแกร่งเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดในการตัดสินใจของเรา” Graff กล่าว

“ ในเวลาที่เรารู้ว่าเรากำลังจะวางเดิมพันในอนาคตและมันจ่ายออกไปในหลาย ๆ วิธีมากกว่าที่คาดไว้”

backstory

ก่อนที่เราจะมีความสุขไปกับโชคดีกับประโยชน์ของการรวมลองมาสำรวจเบื้องหลังของเจเนนเทคและหาว่ามันต้องใช้อะไรบ้างเพื่อทำการรวมกันในระดับองค์กร

"เพื่อกำหนดบริบท" Graff กล่าว "เราเป็นลูกค้ารายใหญ่รายแรกที่ย้ายมาที่ Google Apps ดังนั้นกลยุทธ์และเวลาในการย้ายข้อมูลของเราจึงแตกต่างจากที่มีอยู่ในปัจจุบันมาก"

การย้ายปฏิทินของ Genentech ใช้เวลาประมาณเก้าเดือนในการเตรียมการ - รวมถึงการเจรจาระยะยาวกับฝ่ายกฎหมายของพวกเขา

“ เราเปลี่ยนไปในช่วงสุดสัปดาห์” Graff กล่าว

"คนที่เหลือในวันศุกร์ในระบบปฏิทินเดียวและในวันจันทร์พวกเขาเข้ามาและเริ่มทำงานใน Google ปฏิทินเราได้รับความช่วยเหลือจากบุคคลที่สามในการเปลี่ยนแปลงของเราที่ช่วยในกระบวนการโยกย้ายข้อมูลและการจัดการการเปลี่ยนแปลง / การฝึกอบรม Google ยังให้ความช่วยเหลือในวัน go-live ด้วย "

นี่คือสิ่งที่ Genentech เป็นผู้เริ่มต้นจริง ๆ พวกเขาใช้คำแนะนำของ Google - พนักงานผู้ใช้ระดับสูงที่ช่วยให้แต่ละทีมสามารถเริ่มต้นใช้งานได้โดยใช้ Google Apps นี่คือเมื่อโปรแกรม Google Guide เป็นเรื่องใหม่

"เรามี 1:10 อัตราส่วนของ คำแนะนำของ Google ต่อผู้ใช้ปลายทาง ตัวแทนการเปลี่ยนแปลงของพนักงานบนพื้นเพื่อให้เราสามารถสลับใช้งานได้สำเร็จในวัน go-live และลดภาระงานบริการไอทีภายในของเรา โต๊ะทำงานมันน่าตื่นเต้นและประสบความสำเร็จอย่างมาก "Graff กล่าว

กลยุทธ์หยด

Genentech ยังได้ทำสิ่งอื่น ๆ อีกมากมายแตกต่างจากองค์กรทั่วไป พวกเขาไม่เคยบังคับใช้ "เพดานอีเมล" หรือ จำกัด กล่องจดหมายของพนักงาน

"เนื่องจากเราอนุญาตให้ใช้ขนาดกล่องจดหมายไม่ จำกัด ในอดีตการโยกย้ายอีเมลของเราใช้เวลานานขึ้นเล็กน้อยและเราใช้กลยุทธ์แบบหยด ๆ แทนที่จะเป็นเรื่องใหญ่" เขากล่าว

นี่คือสิ่งที่ "กลยุทธ์หยด" ดูเหมือนว่า:

“ เราอพยพในกลุ่มประมาณ 400 ต่อสัปดาห์ในปี 2010 และมีการฝึกอบรมที่แข็งแกร่งและโปรแกรมการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อช่วยผู้คนในการเปลี่ยนแปลง” Graff กล่าว

"เราผลักเว็บอินเทอร์เฟซเป็น UI หลักสำหรับอีเมลซึ่งหมายถึงการปรับเปลี่ยนครั้งใหญ่สำหรับคนส่วนใหญ่ที่ทำงานที่ Genentech ซึ่งมาจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้อีเมลแบบดั้งเดิมเช่น Outlook, Apple Mail หรือ Thunderbird"

การปรับใช้

เมื่อใดก็ตามที่ฉันพบกับองค์กรที่ประสบความสำเร็จในการปรับใช้ชุดการทำงานร่วมกันฉันก็อยากรู้อยู่เสมอว่าพวกเขาแยกขั้นตอนการปรับใช้ออกเป็นอย่างไร บริษัท หลายแห่งสับสนเรื่องนี้ดังนั้นโปรดทราบว่า Graff ทำลายการเปิดตัวของ Genentech ได้อย่างไร ส่วนต่อไปนี้อาจจะไม่เซ็กซี่โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แต่การอ่านมันอาจช่วยลดความยุ่งยากถ้าคุณเป็นส่วนหนึ่งของการใช้งานที่คล้ายกัน

ระยะที่ 1: การวางแผนการเตรียมและการจัดเตรียม

นี่คือจุดที่ Genentech กำหนดการโยกย้ายข้อมูลและกำหนดกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลง พวกเขายังทำงานกับสคริปต์และกระบวนการย้ายข้อมูลการฝึกอบรมและร่างการสื่อสารที่ได้รับการพัฒนารวมถึงการพัฒนาส่วนทดแทนอินเทอร์เฟซการรวมและการกำหนดเวลาการย้ายข้อมูล รายการกิจกรรมซักผ้าค่อนข้างมาก

ระยะที่สอง: นักบิน

นี่คือที่ที่การโยกย้ายทดสอบเกิดขึ้น ประสบการณ์การรวบรวมข้อเสนอแนะจากผู้ใช้และการรวมตัวกันก็ดำเนินการที่นี่ การโยกย้าย / กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงได้รับการขัดเกลา นี่คือที่ที่ตัวแทนการเปลี่ยนแปลง (Google Guides) ได้รับการแจ้งและฝึกอบรม

ขั้นตอนที่สาม: การจัดตารางการแจ้งและการฝึกอบรม

นี่เป็นความต่อเนื่องของเฟสสองที่มีการบิด - การกำหนดตารางเวลาการย้ายข้อมูลและการแจ้งและฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทาง

ระยะที่สี่: Go-Live

นี่คือที่ที่การดำเนินการโยกย้ายข้อมูลและการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ปลายทางเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง การสนับสนุนและการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องและข้อผิดพลาด / ข้อบกพร่องของข้อมูลเริ่มต้นขึ้น

ระยะที่ V: การสนับสนุนการยอมรับอย่างต่อเนื่อง

นี่คือจุดเริ่มต้นของการลากยาว - การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องและการสนับสนุนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับผู้ใช้ปลายทางยังคงดำเนินต่อไปอีกถึงหนึ่งปีหลังจากการโยกย้ายครั้งแรกเสร็จสิ้น

วัฒนธรรม

Graff มีเคล็ดลับเกี่ยวกับการจัดการเวลาและความสำคัญของวัฒนธรรมระหว่างการย้ายถิ่น:

"อย่าดูถูกดูแคลนเวลาที่คุณจะใช้ในการจัดกำหนดการโยกย้ายผู้ใช้ปลายทางหากคุณไม่ใช้วิธีบิ๊กแบงและเป็นองค์กรขนาดใหญ่" เขากล่าว

"ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพันธมิตรที่ใกล้ชิดในหน่วยธุรกิจต่างๆของคุณซึ่งสามารถช่วยเหลือในการมีส่วนร่วมของพนักงาน / การรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม"

"สุดท้าย" Graff กล่าว "เครือข่ายตัวแทนการเปลี่ยนแปลงของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของคุณและให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลและมีส่วนร่วมในขณะที่คุณทำงานผ่าน Pilot การติดตั้งและการสนับสนุนการยอมรับอย่างต่อเนื่อง"

ในอีกไม่กี่วันเราจะตรวจสอบคำแนะนำของ Genentech เกี่ยวกับวิธีการทำงานกับวัฏจักรนวัตกรรมของ Google และวิธีที่ Google+ สามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของ บริษัท ธุรกิจได้ดีขึ้น

© Copyright 2020 | mobilegn.com