วิธีระดมความคิดทางธุรกิจใน Google เอกสารได้อย่างง่ายดาย

5 เคล็ดลับในการรับประโยชน์สูงสุดจาก Google เอกสารต้องการทำงานกับสถานะผู้ใช้ขั้นสูงของ Google เอกสารหรือไม่ ลองห้าสิ่งนี้

เมื่อวันที่ 19 เมษายน 2018 CEO ของ Twitter Twitter Jack Dorsey ได้ทวีต "การประชุมส่วนใหญ่ของฉันตอนนี้ใช้ Google doc-based แล้วเริ่มต้นด้วยการอ่านและแสดงความคิดเห็นโดยตรงใน doc 10 นาที"

ดอร์ซีย์ตอบโต้จากสตีเวนซิโนฟสกี้เรื่องบทบาทสำคัญของการเขียนและความร่วมมือในงานสมัยใหม่ ผู้นำเทคโนโลยีทุกคนควรพิจารณาบทบาทการเขียนที่ดี ในขณะที่การคิดบนกระดาษทำให้ "เป้าหมายแรกของการเขียนเช่นการอ่านคือการทำความเข้าใจจากนั้นผู้อื่นสามารถเขียนความเข้าใจนั้นได้

ในขณะที่ฉันไม่ได้อ้างว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญในการเขียนหรือการคิดทรัพยากรและความคิดต่อไปนี้ได้ช่วยฉันเมื่อฉันต้องการแบ่งปันแนวคิดทางเทคนิค

1. โครงสร้างสำหรับการให้เหตุผล

เอกสารที่มีโครงสร้างให้กรอบสำหรับอาร์กิวเมนต์ของคุณ ในข้อเสนอแบบหน้าเดียว Patrick G. Riley เสนอว่าข้อเสนอเกือบทั้งหมดได้รับประโยชน์จากการเขียนเป็นเอกสารหน้าเดียวที่มีแปดส่วน: ชื่อเรื่องคำบรรยายเป้าหมาย (หรือเป้าหมาย) เป้าหมายรองเหตุผลเหตุผลสถานะการเงินและ หนังบู๊. ในขณะที่เขาวางไว้ "ข้อเสนอแบบหน้าเดียวให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่ผู้อ่านจำเป็นต้องตัดสินใจรวมถึงระดับเสียงที่สำคัญทั้งหมด"

หากองค์กรของคุณใช้รูปแบบที่เป็นทางการสำหรับเอกสารให้สร้างเทมเพลต ใน G Suite หากผู้ดูแลระบบของคุณอนุญาตให้ผู้อื่นส่งเทมเพลตคลิกที่นี่จากนั้นเลือก "ส่งเทมเพลต" ที่ด้านบนขวาเพื่อสร้างเทมเพลตจาก Google Doc ที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้ ลิงค์เดียวกันช่วยให้คุณเข้าถึงแกลเลอรี่แม่แบบและสร้างเอกสารใหม่จากแม่แบบที่มีอยู่

เพื่อช่วยจัดโครงสร้างความคิดของคุณให้สร้างเทมเพลตเอกสารที่บุคคลอื่นในองค์กรของคุณสามารถใช้ได้ สำหรับโครงการคุณอาจลองใช้รูปแบบข้อเสนอแบบหน้าเดียว

2. ทบทวนประโยคของหัวข้อ

อ่านประโยคแรกของแต่ละย่อหน้า หากบุคคลอ่านเฉพาะประโยคแรกนั้นเอกสารจะส่งประเด็นสำคัญของคุณหรือไม่? ในกรณีส่วนใหญ่คุณสามารถใส่รายละเอียดตัวอย่างข้อยกเว้นเหตุผลหรือเพิ่มบริบทในที่อื่น ๆ ในเอกสาร จองประโยคแรกที่มีค่าของคุณสำหรับแนวคิดที่สำคัญที่สุด

ขยายคำย่อและอธิบายศัพท์เทคนิคโดยการเพิ่มคำย่อที่ย่อเมื่อคุณใช้เป็นครั้งแรก (เช่น DKIM หรือ DomainKeys Identified Mail) สิ่งนี้เตือนผู้อ่านถึงที่มาของตัวย่อและขจัดความสับสนในกรณีของคำย่อที่มีความหมายต่างกัน ใน Google Doc ให้ใช้ Ctrl-F เพื่อค้นหาตัวย่อทั้งหมดหรือ Ctrl-H เพื่อแทนที่คำย่อแต่ละคำด้วยคำ

3. พิจารณาภาพ

เพิ่มรูปภาพเฉพาะเมื่อปรับปรุงคำอธิบาย รูปภาพอาจช่วยอธิบายลำดับแสดงแนวคิดหรือแสดงความคล้ายคลึงหรือความแตกต่าง รูปภาพที่สร้างขึ้นอย่างละเอียดจากข้อมูลอาจช่วยให้เข้าใจได้ Dan Roam แนะนำในหนังสือของเขา The Back of the Napkin มีหกวิธีที่แตกต่างกันในการแสดงสิ่งต่าง ๆ ที่เราเห็น: "ใคร / สิ่งที่กลายเป็นภาพบุคคลจำนวนกลายเป็นแผนภูมิที่กลายเป็นแผนที่เมื่อกลายเป็นเส้นเวลากลายเป็นอย่างไร แผนผังลำดับงานและเหตุใดจึงกลายเป็นพล็อตแบบหลายตัวแปร "

Google เอกสารช่วยให้คุณเพิ่มองค์ประกอบภาพได้หลายวิธี คุณสามารถสร้างรูปภาพโดยตรงภายในเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยตัวเลือกแทรก> การวาด หรือแทรกรูปภาพที่สร้างขึ้นที่อื่น (แทรก> รูปภาพ) แทรกรูปภาพที่สร้างใน Google Keep (เครื่องมือ> เก็บแผ่นจดบันทึกแล้วลากและวางบันทึกย่อของคุณลงในเอกสารของคุณ) หรือแทรกแผนภูมิจากสเปรดชีต (แทรก> แผนภูมิ > จากแผ่นงาน ... ) คุณยังสามารถแทรกสไลด์ลงใน Google เอกสาร: เปิด Google สไลด์ในคอลัมน์ด้านซ้ายเลือกสไลด์เลือกแก้ไข> คัดลอกจากนั้นสลับไปที่เอกสารของคุณแล้วเลือกแก้ไข> วาง

4. ให้เวลาตัวเองในการคิด

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้กรอกเอกสารของคุณอย่างน้อยหนึ่งวันก่อนที่คุณจะต้องแชร์เอกสารจากนั้นในวันถัดไปให้ตรวจสอบด้วยตาที่สดชื่น ใช้เครื่องมือระบบหรือแอปอ่านออกเสียงข้อความเพื่ออ่านข้อความ ค้นหาแอพที่เป็นคำพูดได้ที่นี่

5. ให้เวลาคนอื่นคิด

โดยหลักการแล้วฉันขอแนะนำให้คุณแชร์เอกสารล่วงหน้าหนึ่งวันขึ้นไปก่อนการประชุมเพื่อให้ผู้คนมีเวลาอ่านและพิจารณาแนวคิด ในการตั้งค่าต่างๆผู้คนไม่เลือกที่จะอ่าน

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจปัญหาให้ใช้เวลาในช่วงเริ่มต้นการประชุมตามที่ Dorsey บันทึกไว้เพื่อให้ผู้คนอ่านและแสดงความคิดเห็น ในการประมาณระยะเวลาที่คนใช้อ่านเอกสารของคุณให้นับจำนวนคำ (เครื่องมือ> จำนวนคำ) แล้วหารด้วย 200 ซึ่งเป็นการประมาณคร่าวๆของจำนวนคำต่อนาทีที่คนส่วนใหญ่สามารถอ่านได้ต่อนาที เพิ่มเวลาเพิ่มเติมสำหรับคนที่จะคิดและเพิ่มเวลามากขึ้นสำหรับคนที่จะใส่ความคิดเห็น (แทรก> ความคิดเห็น) ในเอกสารของคุณ

การเขียนมีบทบาทอย่างไรในการประชุมองค์กรของคุณ คุณให้เวลาในตารางในการคิดและเขียนได้อย่างไร คุณใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเช่น Google เอกสารในกระบวนการตัดสินใจอย่างไร แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นหรือบน Twitter (@awolber)

จดหมายข่าว Google รายสัปดาห์

ดูวิธีรับประโยชน์สูงสุดจาก Google Documents, Google Apps, Chrome, Chrome OS, แพลตฟอร์ม Google Cloud และผลิตภัณฑ์ Google อื่น ๆ ทั้งหมดที่ใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ จัดส่งวันศุกร์

สมัครวันนี้

ยังดู

  • วิธีการลากและวางโน้ตจาก Google Keep ไปยัง Google Docs (TechRepublic)
  • วิธีปรับปรุงการระดมสมองด้วย Google Keep และเอกสารใน 5 ขั้นตอน (TechRepublic)
  • วิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือแก้ไข Google เอกสารบนมือถือ (TechRepublic)
  • หกเคล็ดลับสำหรับการสนับสนุนการประชุมที่ประสบความสำเร็จกับ Google Apps (TechRepublic)
  • 6 เคล็ดลับความสำเร็จของทีมด้วย Google Apps (TechRepublic)
รูปถ่าย: Andy Wolber

© Copyright 2020 | mobilegn.com