10 การจัดรูปแบบการตัดสินใจของ Excel ที่อาจส่งผลกระทบที่โชคร้าย

รูปแบบให้เบาะแสภาพที่รองรับสมมติฐานของแผ่นงาน ตัวอย่างเช่นหากชีตใช้ค่าเป็นเปอร์เซ็นต์คุณอาจต้องการแสดงค่านั้นเป็นเปอร์เซ็นต์ Excel ไม่ต้องการรูปแบบ แต่ช่วยให้ผู้ใช้ตีความสิ่งที่เห็น รูปแบบเพิ่มมูลค่าให้กับแผ่นงานและประสบการณ์ของผู้ใช้ แต่มีบางอย่างที่มาพร้อมกับสัมภาระ นี่คือการตัดสินใจการจัดรูปแบบ 10 รายการที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษเพื่อขจัดปัญหาที่อาจเกิด

1: ค่าการปัดเศษ

เมื่อคุณปัดเศษค่าบางครั้งการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ของ Excel จะแสดงผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น รูปที่ A แสดงแผ่นงานเดียวกันกับค่าที่ถูกปัดเศษและไม่ถูกปัดเศษ ไม่มีอะไรผิดปกติกับ Excel มันทำในสิ่งที่ควรจะเป็น Excel ประเมินค่าที่เก็บไว้ไม่ใช่ค่าที่แสดงในการดำเนินการทางคณิตศาสตร์

รูปที่

การปัดเศษส่งผลกระทบต่อค่านิยมครั้งใหญ่

ฟังก์ชันการปัดเศษเสนอวิธีแก้ปัญหาที่น่าอึดอัดใจ แต่ทางออกที่ดีที่สุดคือหลีกเลี่ยงการปัดเศษเว้นแต่จะมีเหตุผลเฉพาะในการทำเช่นนั้น กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าปัดเศษเพียงเพราะคุณคิดว่าค่าที่จัดเรียงอย่างเรียบร้อยดูดีกว่า

2: การเปิดใช้งานโหมดทศนิยมคงที่

การเรียกการสนับสนุนบ่อยครั้งเกี่ยวข้องกับชีตที่กำหนดตำแหน่งทศนิยมโดยอัตโนมัติไม่ว่าค่าอินพุตจะเป็นเท่าใด ตัวอย่างเช่นผู้ใช้ป้อน 123 แต่ Excel เก็บและแสดงค่านั้นเป็น 1.23 นี่เป็นผลมาจากการเปิดใช้งานตัวเลือกทศนิยมคงที่แล้วลืมปิดเมื่อคุณทำเสร็จ ใน Excel 2010 คุณสามารถค้นหาตัวเลือกนี้ดังนี้:

  1. คลิกที่แท็บไฟล์แล้วเลือกตัวเลือก (ภายใต้วิธีใช้)
  2. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายให้เลือกขั้นสูง
  3. ในส่วนตัวเลือกการแก้ไขให้เลือกตัวเลือกแทรกตำแหน่งทศนิยมโดยอัตโนมัติ หากมีการทำเครื่องหมายให้ยกเลิกการเลือกเพื่อปิดใช้งานคุณสมบัติ

ใน Excel 2003 เลือกตัวเลือกจากเมนูเครื่องมือและคลิกแท็บแก้ไขเพื่อเข้าถึงตัวเลือกนี้ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างแน่นอนหากคุณต้องการป้อนค่าทศนิยมจำนวนมาก ฉันแนะนำให้คุณใช้ เพียงจำไว้ว่าให้ปิดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในภายหลัง

3: การใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่แทนการซูม

อย่าขยายแบบอักษรของชีตเพื่อให้คุณเห็นสิ่งต่าง ๆ ที่ดีขึ้นบนหน้าจอ ขนาดตัวอักษรไม่ได้เป็นเพียงคุณสมบัติของหน้าจอ รุ่นพิมพ์ยังขึ้นอยู่กับขนาดตัวอักษร หากต้องการขยายข้อมูลบนหน้าจอให้ซูมเข้าโดยกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วหมุนล้อเม้าส์ของคุณ หรือใช้เครื่องมือย่อ / ขยายในกลุ่มย่อ / ขยายบนแท็บมุมมอง ใน Excel 2003 คุณจะพบการย่อ / ขยายบนเมนูมุมมอง

4: การซ่อนข้อมูล

บางครั้งผู้ใช้ใช้แบบอักษรสีขาวที่มีพื้นหลังสีขาวเพื่อซ่อนข้อมูล (ฉันเคยได้ยินเซลล์เหล่านี้เรียกว่าเซลล์ผี) มันอาจจะดีสำหรับผู้ใช้เดิม แต่มันยากสำหรับคนอื่นที่จะแก้ไขหรือบำรุงรักษาแผ่นงาน หากคุณสงสัยว่าแผ่นงานของการซ่อนค่าด้วยวิธีนี้คุณสามารถเลิกซ่อนได้อย่างรวดเร็วดังนี้:

  1. บนแท็บหน้าแรกให้คลิกค้นหาและเลือกในกลุ่มการแก้ไขและเลือกค้นหา หรือกด Ctrl + F ใน Excel 2003 ค้นหาอยู่ในเมนูแก้ไข
  2. หากปุ่มรูปแบบไม่ปรากฏให้คลิกตัวเลือก
  3. จากดร็อปดาวน์รูปแบบให้เลือกรูปแบบ
  4. คลิกที่แท็บ Font
  5. ในกล่องโต้ตอบผลลัพธ์ให้เลือกสีขาวจากดรอปดาวน์สี
  6. คลิกตกลงจากนั้นคลิกค้นหาทั้งหมด
  7. เลือกเซลล์ที่อ้างอิงทั้งหมดในบานหน้าต่างด้านล่างโดยกด Ctrl + A
  8. คลิกปิดและ Excel จะเลือกเซลล์ทั้งหมด (ใด ๆ ) ที่มีรูปแบบตัวอักษรสีขาว

เมื่อเลือกเซลล์ที่ได้รับผลกระทบคุณสามารถเปลี่ยนสีแบบอักษรสำหรับเซลล์ทั้งหมดพร้อมกันได้อย่างรวดเร็ว

5: การใช้รูปแบบข้อความ

รูปแบบเซลล์ข้อความถือว่าทุกค่าเป็นข้อความ ตอนนี้คุณอาจจะคิดว่ามี อะไรผิดปกติกับที่? ในทางทฤษฎีไม่มีอะไร อย่างไรก็ตามหากคุณกำหนดรูปแบบข้อความให้กับคอลัมน์หรือแถวคุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดลงมาเนื่องจากสูตรที่อ้างอิงเซลล์ข้อความจะส่งคืนค่าข้อความ คุณอาจคิดว่าไม่เป็นไร แต่เชื่อใจฉันมันอาจจะไม่ใช่ - และการแก้ไขปัญหาในภายหลังอาจใช้เวลาสักครู่ เมื่อสงสัยให้ใช้ทั่วไป

6: ใช้สีจำนวนมาก

ไม่มีอะไรผิดปกติกับสีดำสีขาวและสีเทา จุดสีสำหรับเหตุผลที่เหมาะสมจะมีประโยชน์ - อ่านอีกครั้งฉันพูด ด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง การเพิ่มสีเพื่อประโยชน์ของสีหรือเพราะช่วยให้ศิลปินในตัวคุณพึงพอใจ อย่าทำอย่างนั้น สีมากเกินไปทำให้เสียสมาธิและสับสนและลดการใช้งาน คุณต้องการแผ่นงานที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำไม่ใช่แผ่นงานที่มีสีสัน

7: ใช้หลายรูปแบบมากเกินไป

ผู้ใช้ใช้เวลามากมายกับการใช้รูปแบบที่ไม่เกี่ยวข้อง บ่อยครั้งที่เวลานั้นมาถึงราคาของการทดสอบที่เพียงพอ รูปแบบเดียวที่คุณต้องการคือรูปแบบที่ทำให้สมมติฐานของชีตของคุณชัดเจน รูปแบบที่ช่วยให้ผู้ใช้ดี ทุกอย่างอื่นไม่จำเป็น

8: การใช้ตารางเพื่อจัดรูปแบบ

ตาราง Excel ปรากฏตัวใน Excel 2007 ซึ่งเป็นคุณลักษณะรายการที่ได้รับการปรับปรุง (จากรูปแบบ pre-Ribbon) ฉันขอแนะนำให้คุณใช้งานตราบใดที่คุณไม่ได้ใช้เพื่อการจัดรูปแบบเท่านั้น ปัญหาไม่ใช่ตารางแน่นอน ปัญหาคือตารางไม่สามารถเข้าถึงคุณลักษณะขั้นสูงเช่น Subtotals เมื่อคุณต้องการฟีเจอร์ตารางขั้นสูงโดยทั้งหมดใช้เพื่อวิเคราะห์และกรองข้อมูลของคุณ เพียงไม่ จำกัด ฟังก์ชันการทำงานของคุณเพื่อความสะดวกในการจัดรูปแบบเล็กน้อยที่คุณสามารถใช้ด้วยตนเอง มันไม่ใช่การแลกเปลี่ยนที่ดี

9: การใช้รูปแบบที่กำหนดเองจำใจ

รูปแบบที่กำหนดเองนั้นมีประโยชน์ แต่ฉันขอแนะนำให้คุณใช้อย่าง จำกัด และทดสอบอย่างละเอียด หากคุณไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของรูปแบบที่สมบูรณ์คุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันแนะนำให้ทำการทดสอบอย่างละเอียดเมื่อใช้รูปแบบที่กำหนดเอง ตัวอย่างเช่นผู้ใช้ทั่วไปอาจใช้รูปแบบที่กำหนดเอง 0 #### เพื่อบังคับให้ศูนย์นำหน้าในระหว่างการป้อนข้อมูล รูปแบบนี้อาจมีหรือไม่มีผลลัพธ์ที่ต้องการดังแสดงใน รูป B ทดสอบ! ทดสอบ! ทดสอบ!

รูปที่ B

รูปแบบที่กำหนดเองสองรูปแบบเหล่านี้จัดการค่าเดียวกันต่างกัน

10: การใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์

ฉันแนะนำให้ใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์ระหว่างกระบวนการป้อนข้อมูล ในการทำเช่นนั้นคุณเพียงทำตามค่าด้วยเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ ตัวอย่างเช่นหากต้องการป้อน 1 เปอร์เซ็นต์ให้พิมพ์ 1% แล้วกด Enter อีกวิธีคือใช้รูปแบบก่อนหรือหลังความจริงซึ่งอาจนำไปสู่ความประหลาดใจบางอย่างที่คุณเห็นใน รูป C

รูปที่ C

เมื่อคุณใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์จะกำหนดวิธีที่ Excel แปลงและแสดงค่าอินพุต

เมื่อคุณใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์กับค่าที่มีอยู่ Excel จะคูณค่านั้นด้วย 100 และแสดงผลลัพธ์ด้วยเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณป้อน 1, Excel จะประเมินค่านิพจน์ 1 * 100 และแสดง 100% เมื่อคุณจัดรูปแบบเซลล์ว่าง (ก่อนป้อนข้อมูล) Excel จะแปลงค่าเท่ากับหรือมากกว่า 1 ถึงเปอร์เซ็นต์ แต่จะคูณจำนวนที่น้อยกว่า 1 (และไม่นำหน้าด้วย 0) เท่ากับ 100 เมื่อคุณป้อน 1 Excel จะแปลงเป็นเปอร์เซ็นต์ - 1% เมื่อคุณเข้า 3, Excel แปลงโดยการคูณด้วย 100--3 * 100 เท่ากับ 30% นั่นเป็นสาเหตุที่ Excel ส่งคืนค่าเดิม 10% ไม่ว่าคุณจะป้อน 10 หรือ 1 ในเซลล์ที่จัดรูปแบบล่วงหน้า

การจัดรูปแบบก่อนหรือหลังการป้อนข้อมูลจะทำงานเมื่อผู้ใช้เข้าใจกฎและความคาดหวัง แต่น่าเสียดายที่ส่วนใหญ่ทำไม่ได้ การฝึกอบรมเป็นกุญแจสำคัญ แต่การบังคับให้ฟอร์แมตระหว่างการป้อนข้อมูลเป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าผู้ใช้ได้รับค่าที่คาดหวัง

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

  • 10 วิธีในการป้องกันไม่ให้ Excel กัดคุณไว้ในก้น
  • 10 ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำงานกับแผ่นงานหลายแผ่น
  • 10 วิธีในการแก้ไขการออกแบบสเปรดชีตของคุณ
  • ห้าเคล็ดลับแผ่นงาน Excel ที่ฉันโปรดปราน
  • คัดลอกผลรวมย่อยของ Excel โดยไม่ทำให้เลอะ

© Copyright 2020 | mobilegn.com